„Inspiration existiert, aber sie muss dich arbeitend vorfinden.“ Pablo Picasso
Kreativität und lösungsorientiertes Denken sind zwei eng miteinander verbundene Fähigkeiten. Kreative Menschen besitzen oft die Kompetenz, innovative Lösungen für Herausforderungen zu finden, indem sie unkonventionelle Ansätze verfolgen und sich von traditionellen Denkmustern lösen. Kreativität ist jedoch keine angeborene Fähigkeit, sondern eine Fertigkeit, die jeder Mensch erlernen kann. Es gibt die unterschiedlichsten Möglichkeiten und Techniken, um die eigene Kreativität zu entfesseln und zu fördern. In unserer Arbeit am CityLAB nutzen wir dafür die im Bereich des Service Design entstandenen Methoden. Service Design beschäftigt sich damit, Dienstleistungen oder Services im öffentlichen Bereich möglichst nutzer:innenorientiert zu gestalten. Die Methoden, die für uns bereits ein fester Bestandteil unseres Alltags geworden sind, wollen wir in einer spielerischen Form – der Methodenbox – mit euch teilen und damit in ganz Berlin Kreativität entfachen!
In diesem Blogbeitrag stellen wir euch die Methodenbox und ihre Entstehungsgeschichte genauer vor und werfen dafür erstmal einen Blick zurück. Denn vor der Box war das Buch! 2019 entwickelte das CityLAB Berlin gemeinsam mit Politics for Tomorrow das Handbuch “Öffentliches Gestalten” und legte damit einen Grundstein für eine gemeinsame Sprache zwischen Service Design und der Gestaltung des öffentlichen Sektors. Mitgeschrieben haben auch Carolin Paulick-Thiel und Henrike Arlt (Politics of Tomorrow), die uns hier einige Fragen zur Entstehung und der Motivation hinter dem Handbuch beantworten.
Liebe Caroline, liebe Henrike, welche Motivation steckt hinter der Entstehung des Handbuchs? Und welche Zielgruppe hattet ihr beim Schreiben im Kopf?
Caroline: „Im Handbuch ging es darum, eine gemeinsame Sprache und Verständnis für Design und Gestaltung im öffentlichen Sektor zu schaffen. Die im Handbuch beschriebenen Methoden und Prozesse wurden von uns beiden im Dialog und der Reflexion unserer Erfahrungen aus Projekten im öffentlichen Sektor konzipiert. Dabei sprachen wir über unsere Gelingensmomente und was wir heute noch Feiern, aber auch über das Scheitern, die Hürden und Momente an denen wir nahe am Verzweifeln waren. Diese Erlebnisse sind als Hinweise und Tipps eingeflossen.“
Henrike: „Das Handbuch haben wir für Personen aus der öffentlichen Verwaltung und Designer:innen geschrieben, die an der Entwicklung innovativer Lösungen und der Verbesserung öffentlicher Dienstleistungen interessiert sind. Es zeigt grundlegende Herangehensweisen und wie diese in der öffentlichen Verwaltung angewendet und selbstorganisiert werden können.“
Das Handbuch wurde schnell zu einem vollen Erfolg! Alleine von der zweiten Auflage haben wir fast 1000 Exemplare verteilt, die meisten davon innerhalb Berlins, aber einige haben es bis nach Österreich oder in die Schweiz geschafft. Doch wie wurde aus dem Handbuch eine Methodenbox? Wir haben Tobias Witt gefragt, wie das CityLAB Team auf die Idee gekommen ist, die Methoden neu zu gestalten.
Tobias: „Ich habe mit Menschen aus der Verwaltung gesprochen, die das Handbuch besitzen und nutzen. Bei fast allen herrscht Begeisterung darüber, dass die Methoden in einem Handbuch zu finden sind. Jedoch schrecken einige davor zurück, diese Methoden anzuwenden, da sie denken, sie müssen sich dafür in einige Seiten reinlesen. Dafür fehlt im Arbeitsalltag oft die Zeit. Aus meiner Erfahrung als Service Designer weiß ich, wie herausfordernd es ist, die richtige Methode zu identifizieren, die zu der individuellen Herausforderung passt.”
Um den Einstieg in das methodische Arbeiten zu erleichtern, musste also eine Möglichkeit geschaffen werden, noch schneller von der Theorie in die Praxis zu kommen. Gesagt, getan! In der Konzeptionsphase wurde jede einzelne Methode aus dem Handbuch von Tobias, Edmundo Galindo und Jenny Huang gründlich analysiert und ausgewertet. Die Kriterien dabei waren: schnelle Machbarkeit, Alleinstellungsmerkmal und möglichst viel Potenzial, Alltagstauglich zu sein.
Liebe Jenny, was waren bei der Umgestaltung der Methoden die größten Herausforderungen?
Jenny: „Nach einer Vorauswahl der wichtigsten Methoden galt es, einen roten Faden zu finden, der einer Person ohne jegliches Vorwissen eine Orientierung bei der Nutzung der Methodenbox ermöglicht. Die größte Herausforderung bestand darin, passende Einstiegsfragen zu den einzelnen Methoden zu formulieren, um sich in der jeweiligen Phase des Innovationsprozesses zu verorten und herauszufinden, welche Methode gerade am hilfreichsten für einen ist. Es ist schon mal vorgekommen, dass wir in eine scheinbar sehr simple Frage viele Iterationen und Nerven investieren mussten.”
In der Verwandlung von Buch zu Box sind schließlich eine Anleitung entstanden, die die Funktionsweisen und Bestandteile der Methodenbox sowie die fünf Phasen eines Innovationsprozesses erläutert und dadurch eine bessere nutzer:inennfreundlichkeit gewährleistet. Als zusätzliches Element wurde ein Plakat entworfen, welches eine individuelle Einordnung in den Innovationsprozess erlaubt. In einem zweiten Schritt wurden alle Bestandteile mit einer ausgewählten Gruppe aus Verwaltungspersonen gründlich unter die Lupe genommen und getestet.
Lieber Edmundo, warum habt ihr euch für ein solches User Testing entschieden?
Edmundo: „Die Methodenbox wurde von Verwaltungsmitarbeitenden in erster Linie getestet, um sicherzustellen, dass die darin enthaltenen Methoden und Tools auf ihre Bedürfnisse abgestimmt sind. Beim Ausprobieren ihrer Bestandteile haben sie uns auf Probleme bei der Nutzung aufmerksam gemacht und Verbesserungsvorschläge für die Benutzerfreundlichkeit, Funktionalität und Navigation genannt. Wir konnten auch Designentscheidungen validieren und sicherstellen, dass die Bestandteile der Methodenbox ansprechend und nutzerfreundlich sind.”
An einem intensiven, aber durch konstruktive Kritik geprägten Tag wurde die Methodenbox auseinandergenommen und die Änderungen nachfolgend integriert.
Für welche Projekte eignet sich die Methodenbox ganz besonders gut?
Edmundo: „Die Methodenbox erleichtert die Planung und Umsetzung von Projekten und Problemlösungen, insbesondere bei komplexen Vorhaben wie Digitalisierungsprojekten. Rollen, Zuständigkeiten und Einflussfaktoren können beleuchtet werden, um Chancen, Risiken und Schwächen zu identifizieren. Nutzergruppen können je nach Bedürfnissen, Erwartungen und Wünschen recherchiert und gefunden werden, um sie in einem weiteren Schritt zu interviewen und offene Fragen zu klären. Auch die Planung, Umsetzung und Testung von Prototypen kann in der Methodenbox abgebildet werden, um diese zu stabilisieren.”
Wir sind stolz auf das fertige Produkt und können es kaum erwarten, die Methodenbox in Action zu sehen! Falls ihr noch mehr über die Methodenbox erfahren wollt, schaut euch unser Video an:
Und wenn ihr direkt Lust bekommen habt, selbst eine Methode auszuprobieren, findet ihr in unserem Wissensspeicher alle Bestandteile zum Download!
