Ausgangslage
Bis 2030 gehen voraussichtlich rund 30 Prozent der Beschäftigten in der Berliner Verwaltung in den Ruhestand. Das bedeutet: Fachkräftemangel und damit steigender Druck auf bestehende Strukturen. Künstliche Intelligenz kann hier gezielt unterstützen. Studien zufolge lassen sich etwa 85 % der routinemäßigen Verwaltungsaufgaben durch KI effizienter abbilden.
BärGPT ist genau dafür entwickelt worden: ein KI-Assistent, speziell zugeschnitten auf die Anforderungen der Berliner Landesverwaltung. Entwickelt in enger Zusammenarbeit mit der Berliner Senatskanzlei soll BärGPT den Arbeitsalltag von Verwaltungsmitarbeitenden erleichtern – durch smarte, KI-gestützte Funktionen, die Prozesse einfacher, schneller und nutzer:innenfreundlicher machen.
Im Frühjahr 2024 hat die Senatskanzlei die „KI-Taskforce“ ins Leben gerufen. Gemeinsam mit dem CityLAB Berlin wurden erste Workshops organisiert, um Einsatzpotenziale für KI in der Verwaltung auszuloten. Das Ergebnis: Es braucht eine praxisnahe Testumgebung, in der neue KI-Lösungen sicher und alltagsnah erprobt werden können.
Aus dieser Erkenntnis heraus wurde BärGPT gestartet. In einem agilen Entwicklungsprozess entstanden gemeinsam mit Beschäftigten der Verwaltung erste Prototypen, die laufend getestet und weiterentwickelt wurden. So konnte nicht nur der tatsächliche Bedarf exakt erfasst werden, sondern auch die technische und fachliche Basis für eine moderne KI-Anwendung in der Verwaltung gelegt werden.
Projektziel
BärGPT soll Verwaltungsmitarbeitende bei der täglichen Routinearbeit entlasten – ob beim Korrigieren, Zusammenfassen und Übersetzen von Texten, beim Schreiben von Vermerken oder beim Beantworten von E-Mails. Auch Recherche und Ideengenerierung sind zentrale Einsatzbereiche.
Zielgruppe sind alle Beschäftigten in der Berliner Verwaltung, die sich durch BärGPT smarte Unterstützung im Arbeitsalltag wünschen.
Wie funktioniert BärGPT?
BärGPT wird konsequent nutzer:innenzentriert weiterentwickelt. Neue Funktionen werden bedarfsgerecht integriert – auf Basis von Nutzerfeedback und realen Anforderungen. Zum Start der Testphase konzentriert sich BärGPT auf seine bei den Testenden am höchsten bewertete Kernfunktion:
Freier Chat
Der freie Chat ermöglicht die flexible Nutzung von KI, ähnlich wie bei bekannten Tools wie ChatGPT (OpenAI) oder Claude (Anthropic). Die Nutzer:innen können eigene Prompts formulieren – je nach Aufgabe oder Bedarf. Natürlich braucht das ein wenig Einarbeitung, insbesondere was Datenschutz und Promptgestaltung angeht. Aber schon nach kurzer Zeit zeigen sich deutliche Effizienzgewinne.
Im Vergleich zu stark eingeschränkten Einzelfunktionen, die in ersten Tests kritisch bewertet wurden, bietet der freie Chat eine deutlich vielseitigere Unterstützung im Verwaltungsalltag.
Zentrale Anwendungsfälle
- Texte schreiben, korrigieren, übersetzen, zusammenfassen
- Recherche und Beantwortung allgemeiner Fragen
- Schnellzugriff auf frühere Unterhaltungen über eine Chat-History
Dokumentenverwaltung und RAG-Suche
Richtig stark wird BärGPT in Kombination mit seiner Dokumentenverwaltung. Hier lassen sich mit wenigen Klicks Dateien hochladen, automatisch analysieren und für eine gezielte KI-gestützte Suche aufbereiten – mithilfe eines Embedding-Modells. So finden Nutzer:innen schnell genau die Informationen, die sie brauchen.
Funktionen der Dokumentenverwaltung
- Dokumente hochladen und mit RAG (Retrieval-Augmented Generation) durchsuchen
- Abfragen über mehrere Dateien oder ganze Ordner gleichzeitig
- Drag-and-Drop-Verwaltung
- Ordnerstruktur anlegen, Dateien verschieben oder löschen
- Dateivorschau und Downloadfunktion
Digitale Souveränität im Fokus
Datenschutz und Datensicherheit spielen bei Anwendungen der öffentlichen Verwaltung naturgemäß eine wichtige Rolle. BärGPT setzt deshalb ausschließlich auf Open Source-Komponenten, funktioniert LLM-agnostisch und ist so konzipiert, dass es auch lokal in einem eigenen Rechenzentrum betrieben werden kann. So werden Abhängigkeiten zu einzelnen Tech-Konzernen vermieden und Grundlagen für einen souveränen KI-Betrieb geschaffen.
Hilfe & Tutorials
Damit BärGPT effizient im Alltag genutzt werden kann, gibt es einen umfangreichen Hilfebereich mit verständlichen Texten und kurzen Videos.
Inhalte der Hilfeseite
- Tutorials für den Einstieg
- Kurzanleitungen für häufige Anwendungsfälle (z. B. „Wie schreibe ich einen guten Vermerk?“)
- Top-Prompts – bewährte Eingaben für typische Aufgaben
- FAQs rund um Datenschutz, Sicherheit und KI-Nutzung in der Verwaltung
Wie geht es weiter?
Unser Ziel: BärGPT soll sich zu einem festen Bestandteil des digitalen Arbeitsplatzes in der Berliner Verwaltung entwickeln. Der Fokus liegt dabei weiterhin klar auf den tatsächlichen Bedarfen der Mitarbeitenden.
In den kommenden Monaten verbessern wir das Produkt gemeinsam mit der Senatskanzlei Berlin im agilen Entwicklungsprozess weiter. Parallel laufen Gespräche mit weiteren Akteuren des Landes, um das Angebot langfristig zu verstetigen.
Team
CityLAB Berlin, Senatskanzlei Berlin
Kontakt
BärGPT Support: support@baergpt.berlin
