Ausgangslage
Wer staatliche Dienstleistungen beantragen möchte, steht oft vor einer echten Hürde: komplexe Formulare, unklare Zuständigkeiten, lange Warte- und Bearbeitungszeiten. Insbesondere für vulnerable und bedürftige Gruppen ist der Weg zur richtigen Dienstleistung oft schwer. Gleichzeitig sind Verwaltungsmitarbeitende durch hohes Kommunikationsaufkommen, unvollständige Antragsunterlagen und aufwändige Bearbeitungsprozesse täglich stark belastet. Digitale Formulare verbessern die Situation kaum, wenn sie Papierformulare nur eins zu eins auf den Bildschirm übertragen, denn der Ablauf bleibt oft genauso kompliziert.
Dabei hat Künstliche Intelligenz in den letzten Jahren enormes Potenzial entwickelt, genau diese Prozesse grundlegend zu verändern. Insbesondere agentische KI ermöglicht es, das wesentliche Teile des Antrags automatisch ausgefüllt werden. Intelligente Systeme können Bürger:innen durch komplexe Antragsprozesse führen oder die Anträge sogar selbst ausfüllen, sodass sie vollständiger und strukturierter bei der Verwaltung ankommen – zum Nutzen aller Beteiligten. Wie das konkret aussehen kann, will Beyond Forms herausfinden.
Projektziel
Beyond Forms ist ein zweijähriges Forschungsprojekt, das erkundet, wie der Antragsprozess zwischen Bürger:innen und Verwaltung mithilfe von Künstlicher Intelligenz für beide Seiten verbessert werden kann – und was es bedeutet, wirklich über das klassische digitale Formular hinauszugehen.
Die namensgebende Vision: In Zukunft könnten Bürger:innen staatliche Dienstleistungen mit Hilfe eines KI-Agenten beantragen, ohne ein Formular ausfüllen zu müssen. Stattdessen begleitet sie ein intelligentes System durch den Prozess – verständlich, proaktiv und an ihre individuelle Lebenssituation angepasst.
Konkrete Ziele sind:
- Einfacherer Zugang zu staatlichen Dienstleistungen, insbesondere für bedürftige und vulnerable Gruppen
- Weniger Aufwand für Verwaltungsmitarbeitende und Entlastung im Kommunikationsaufkommen
- Kürzere Bearbeitungszeiten durch vollständigere und strukturiertere Anträge
- Neue Zugangswege jenseits des Textformulars
- Proaktive und personalisierte Hinweise auf Dienstleistungen, die zur Lebenssituation der Bürger:innen passen
Vorgehensweise
Beyond Forms verfolgt einen zweigleisigen Ansatz: Auf der einen Seite werden bestehende Antragsprozesse gemeinsam mit der Verwaltung tiefgehend analysiert – um zu verstehen, wo konkrete Hürden für Bürger:innen und Mitarbeitende entstehen und welche Verbesserungspotenziale es gibt. Auf der anderen Seite wird technisch exploriert, wie agentische KI-Systeme diese Prozesse grundlegend neu gestalten können – etwa durch Chatbots, Sprach- und Bilderkennung oder automatisierte Dokumentenanalyse.
Aus diesen Erkenntnissen entstehen zunächst prototypisch Komponenten, die anhand von realen Antragsprozessen erprobt und schrittweise weiterentwickelt werden.
Als ersten Anwendungsfall setzt sich das Projekt mit dem Zugang zu staatlichen Dienstleistungen für bedürftige und vulnerable Gruppen auseinander – und damit, wie dieser mit Hilfe von KI verbessert werden könnte. In enger Zusammenarbeit mit der Senatsverwaltung für Arbeit, Soziales, Gleichstellung, Integration, Vielfalt und Antidiskriminierung (SenASGIVA) werden bestehende Hürden analysiert und neue Lösungsansätze entwickelt.
Dabei gilt: Datenschutz und Sicherheit haben höchste Priorität. Im Rahmen des Projekts wird eine Infrastruktur aufgebaut, die sicherstellt, dass sensible Daten geschützt sind . Alle Ergebnisse des Projekts werden als Open Source veröffentlicht.
Förderung & Zusammenarbeit
Beyond Forms wird im CityLAB mit einer Förderung in Höhe von einer Million USD von Google.org, dem gemeinnützigen Arm von Googleumgesetzt. In der ersten Projektphase arbeitet das CityLAB-Team sechs Monate lang gemeinsam mit einem interdisziplinären Team aus Google.org Fellows – mit Expertise in technischer Entwicklung, UX, Design und Projektmanagement. Anschließend führt das CityLAB Berlin das Projekt eigenständig bis Ende 2027 fort.
Wie geht es weiter?
Ende 2025 wurden erste mögliche Anwendungsfälle identifiziert. Aktuell befindet sich Beyond Forms mitten in der technischen Exploration und im Service Design. In den kommenden Monaten werden daraus prototypische Komponenten entwickelt und an Antragsprozessen erprobt. Bis Mitte 2026 soll ein Prototyp die Machbarkeit zeigen und den Mehrwert der Lösung belegen. Anschließend soll dieser zur Produktreife gebracht werden, sodass Komponenten schrittweise zu praxistauglichen Lösungen weiterentwickelt werden. Bis Ende 2027 sollen die Ergebnisse vollständig dokumentiert und als Open Source für andere Städte und Verwaltungen nutzbar gemacht werden.
Team
CityLAB Berlin, Google.org Fellows, Senatsverwaltung für Arbeit, Soziales, Gleichstellung, Integration, Vielfalt und Antidiskriminierung (SenASGIVA)
Kontakt
Björn Mohr (Projektmanager Verwaltungsinnovation)
