Ausgangslage
Im Rahmen unseres Fokusthemas „Ankommen in Berlin“ widmete sich das CityLAB im ersten Halbjahr 2024 den komplexen Herausforderungen der Migration in Berlin. Jährlich zieht es zehntausende Menschen aus aller Welt nach Berlin – mit unzähligen Fragen zu Aufenthaltsstatus, Arbeitserlaubnis & Co. Informations- und Beratungsangebote gibt es zwar viele, doch sind diese oft verstreut oder nicht intuitiv zugänglich.
Zusammen mit dem Team der Beauftragten des Berliner Senats für Partizipation, Integration und Migration und dem Projektträger Minor Kontor haben wir im Projekt „Partizipation Digital“ (kurz: PaDi) daher untersucht, welche Anforderungen eine digitale Willkommensplattform erfüllen muss, um den Zugang zu relevanten Informationen für unterschiedliche Zielgruppen zu erleichtern.
Projektziel
Ziel des CityLAB-Teams ist es, durch die Entwicklung prototypischer Lösungen den Ankunftsprozess für neu zugewanderte Menschen in Berlin einfacher, integrativer und nachhaltiger zu gestalten. Gemeinsam mit dem PaDi-Team haben wir daher einen interaktiven Prototyp entwickelt, der zentrale Inhalte und Funktionen eines digitalen Willkommenszentrums abbildet. Die Plattform soll idealerweise das Angebot des bestehenden physischen Willkommenszentrums ergänzen, den Zugang zu Informationen vereinfachen und die Beratungsstellen entlasten.
Vorgehensweise
Das Projekt gliederte sich in zwei zentrale Phasen, die jeweils drei Monate dauerten:
- Explorationsphase: Analyse und Bedarfserhebung
Um die Anforderungen an eine digitale Willkommensplattform zu verstehen, wurden zunächst relevante Stakeholder sowie bestehende Informations- und Beratungsangebote untersucht und das Wissen im Team zusammengeführt. Dabei wurde deutlich, dass es eine Vielzahl an verschiedenen Angeboten und damit nur fragmentarische Informationen gibt, die nicht immer die spezifischen Bedürfnisse der Ankommenden berücksichtigen.
In einem zweiten Schritt haben wir qualitative Methoden wie Shadowing und Interviews mit Mitarbeitenden und Kund:innen des physischen Willkommenszentrums durchgeführt. So konnten wir direkt beobachten, mit welchen Herausforderungen Menschen bei ihrer Ankunft in Berlin konfrontiert sind und welche Informationen besonders schwer zugänglich oder unverständlich sind.
- Erprobungsphase: Prototyping und User Testings
Basierend auf den gewonnenen Erkenntnissen entwickelten wir in der Erprobungsphase einen interaktiven Prototyp, der die zentralen Inhalte und Funktionen einer digitalen Willkommensplattform abbildet. Unser Prozess strukturierte sich entlang der folgenden Schritte:- Konzeptentwicklung: Definition der wichtigsten Inhalte entlang einer User Journey Map und eines Service Blueprints
- Design & Struktur: Erstellung erster Wireframes mit Fokus auf eine intuitive und nutzerfreundliche Darstellung
- Vertestung & Optimierung: Erprobung des Prototyps mit verschiedenen Zielgruppen, um das Design und die Inhalte gezielt zu verbessern
Diese iterative Herangehensweise ermöglichte es uns, einen Prototyp zu entwerfen, der sich an den tatsächlichen Bedürfnissen der Nutzer:innen orientiert und eine praxisnahe Lösung für die bestehenden Herausforderungen bietet.
Wie funktioniert der Prototyp?
Im Laufe des Prozesses haben wir folgende zentrale Funktionen identifiziert, die einen klaren Mehrwert gegenüber bisherigen Angeboten bieten sollen:
- Mehrsprachigkeit: Die Sprachen kann jederzeit gewechselt werden, um den Zugang für alle Nutzer:innen zu erleichtern
- Intelligente Suchfunktion: Proaktive Vorschläge wie „Das könnte dich auch interessieren“ oder „Meist besuchte Infoseiten“ helfen bei der Orientierung und führen Nutzer:innen gezielt zu relevanten Themen
- Barrierefreiheit: Features wie eine Vorlesefunktion und einfache Sprache ermöglichen eine inklusive Nutzung, auch für Menschen mit Beeinträchtigungen
- Interaktive Funktionen: Nutzer:innen können Dokumente und Checklisten favorisieren, teilen oder herunterladen
- Verständlichkeit: Wichtige Begriffe werden mit einem Info-Button direkt erklärt, um Missverständnisse zu vermeiden.
Diese unterschiedlichen Funktionen sorgen dafür, dass die digitale Plattform nicht nur eine Ergänzung zum physischen Willkommenszentrum darstellt, sondern einen echten Mehrwert für die unterschiedlichen Zielgruppen schafft.
Wie geht es weiter?
Der interaktive Prototyp bildet die Grundlage für die weitere Entwicklung der digitalen Willkommensplattform. Er dient sowohl als Orientierung für zukünftige Ausschreibungen als auch als Konzept für die nächste Phase der Umsetzung.
