10.000 Nutzende in zwei Monaten und steigend: Der KI-Assistent BärGPT hat sich innerhalb kürzester Zeit in der Berliner Landesverwaltung als hilfreiches Werkzeug verbreitet. Das zeigt, wie groß hier der Bedarf an Unterstützung vor allem bei Routineaufgaben ist. Unser CityLAB-Team arbeitet kontinuierlich an der Weiterentwicklung, führt regelmäßige User Tests durch und fragt Feedback der Nutzenden ab. Uns interessiert: Bei welchen Aufgaben wird BärGPT besonders oft genutzt? Wo gibt es Verbesserungsbedarf? Und welche neuen Funktionen werden gebraucht?
Diejenigen, die BärGPT täglich in ihrem Verwaltungsalltag nutzen, kennen das Tool mit seinen Stärken und Schwächen oft besser als wir selbst. So wie Matthias Gornig vom Bezirksamt Spandau und Florian Kempf vom Bezirksamt Reinickendorf. Beide arbeiten regelmäßig mit BärGPT und teilen hier ihre Erfahrungen mit uns.
Ganz nah dran: Wie Verwaltungsmitarbeitende BärGPT mit uns stetig weiterentwickeln
Zwei Verwaltungsmitarbeitende, zwei unterschiedliche Bezirksämter und Aufgabenbereiche, aber mindestens eine Gemeinsamkeit: Beide haben BärGPT bereits im Anfangsstadium getestet. Matthias Gornig hatte schon vor der offiziellen Einführung von BärGPT einige Berührungspunkte – im Rahmen eines Shadowings durfte das CityLAB-Team ihm bei seiner Arbeit über die Schulter schauen und dabei beobachten, wie er den damals noch jungen Prototypen nutzt. Das Shadowing erinnert Herr Gornig als positive Erfahrung, weil es für ihn nochmal eine neue Perspektive aufgemacht hat, wo KI in der Verwaltung als Arbeitsentlastung zum Einsatz kommen kann:
Matthias Gornig vom Bezirksamt Spandau
Neben dem Shadowing wurde Gornig Teil des BärGPT Testpools, mit dem das CityLAB-Team den KI-Assistenten bereits im Entwicklungsstadium gemeinsam mit Verwaltungsmitarbeitenden kontinuierlich ausbauen konnte. “Es fühlte sich für mich nicht wie ein Test an, sondern wie ein von Anfang an funktionierendes Produkt. Die Grenzen des Systems wurden transparent kommuniziert”, so Gornig. Von Beginn an bei dem Prozess der Entwicklung beteiligt zu sein, empfindet Gornig als besonders wertstiftend: “Das größte Potenzial von KI sehe ich in der Automatisierung von Arbeitsabläufen, um Arbeitskräfte zu entlasten und effektiver zu arbeiten. Besonders hilfreich war es zu sehen, was technisch hinter dem System steckt und gemeinsam zu überlegen, wie man Mitarbeitende zur Nutzung motivieren kann.”
BärGPT: Nutzung und Entwicklungspotenzial – auch in der Verwaltung
Auch Florian Kempf vom Bezirksamt Reinickendorf hat bereits früh einen Blick hinter die Kulissen von BärGPT geworfen und sich direkt nach einem Workshop auf der CityLAB Sommerkonferenz mit einem Testzugang registriert. Auf die Möglichkeit, das Potenzial von Künstlicher Intelligenz für seinen Arbeitsalltag auszuschöpfen, wartet er schon seit längerem: “Seit KI-Tools wie ChatGPT öffentlich verfügbar sind, habe ich diese in unterschiedlichen Kontexten getestet. Für meine Arbeit ist ein rechtssicheres und leistungsfähiges KI-System besonders wichtig, sowohl für sensible Dokumente als auch für konzeptionelles und kreatives Arbeiten”, so Kempf. Auch als Gegenüber bei Entscheidungsfragen könne KI eine enorme Unterstützung bieten, wenn gerade kein menschliche:r Sparringspartner:in zur Hand sei. BärGPT sei laut Kempf genau in diese entstandene Lücke eingesprungen:
Florian Kempf vom Bezirksamt Reinickendorf
Aktuell nutzt Kempf BärGPT vor allem zur sprachlichen Überarbeitung und Verbesserung von Texten und E-Mails, als Brainstorming-Partner sowie für erste Entwürfe von Präsentationen und Konzepten. “Außerdem verwende ich regelmäßig die Upload-Funktion, um eigene Dokumente zu analysieren, zusammenzufassen oder gezielt zu befragen. Gerade diese Kombination aus Textarbeit, Ideengenerierung und Dokumentenauswertung ist im Verwaltungsalltag sehr wertvoll”, so Kempf weiter.
Damit das KI-Tool künftig noch häufiger bei ihm zum Einsatz kommt, braucht es für Kempf noch einige weitere Features wie den direkten Internetzugriff, Spracheingabe oder Bildgenerierung. Auch die Textausgabe wirke im Vergleich zu anderen KI-Tool teilweise noch etwas „steif“ oder „maschinell“. Hier sieht er Entwicklungspotenzial. Solche Anpassungen könnten dazu beitragen, dass sich BärGPT langfristig als zentrales KI-Tool in seinem Arbeitsalltag etabliert, so Kempf.
Auch Matthias Gornig nutzt BärGPT vor allem für die Texterstellung und -überarbeitung. Als ein Beispiel nennt er die Erstellung eines Leistungsverzeichnisses: “Ich habe ein Leistungsverzeichnis für eine Beratungsleistung erstellt, die wir zuvor noch nie ausgeschrieben hatten. Durch mehrere Iterationen entstand mit Hilfe von BärGPT eine ausschreibungsreife Version, die anschließend von Fachkollegen geprüft wurde. So konnte ich fehlende Expertise sinnvoll ergänzen.”
Neben der noch fehlenden Möglichkeit, BärGPT mit anderen Projektmanagement-Tools innerhalb der Verwaltung zu verzahnen, sieht Gornig eine weitere große Hürde für eine flächendeckende Nutzung in der Verwaltung selbst:
Matthias Gornig vom Bezirksamt Spandau
Ein Lösungsvorschlag von Gornig: Eine zentrale Softwareliste für die Verwaltung. Software sollte unkompliziert angefordert werden können, ohne lange Abstimmungsprozesse. Neue Tools müssen sichtbar kommuniziert werden, denn was prominent angezeigt wird, wird auch genutzt, erklärt er.
Wie BärGPT dazu beiträgt, Wissen zum Umgang mit KI in der Verwaltung zu erweitern
Die erfolgreiche Nutzung von BärGPT steht und fällt mit der Übung im Umgang mit KI-Tools. Denn jede KI-Antwort ist nur so treffsicher wie die jeweilige Eingabe oder der Prompt, der an diese gerichtet wird. Eine bereits angelernte Arbeitsumgebung kann dabei helfen, sich schneller zurechtzufinden. Laut Kempf sei dies bei BärGPT gelungen: “Die Oberfläche ist intuitiv und übersichtlich gestaltet, gut bedienbar und orientiert sich an anderen bekannten KI-Anwendungen. Das erleichtert den Einstieg deutlich und schafft schnell Sicherheit in der Nutzung und im Umgang mit dem Tool”, so Kempf.
Das begleitende Hilfecenter von BärGPT stellt zudem Schulungsmaterial zur Verfügung. Florian Kempf fiel dabei der angebotene Format-Mix aus Videos und umfangreichen FAQs positiv auf: “Ergänzend stehen im Intranet ein Handbuch, One Pager sowie Schulungsunterlagen zur Verfügung, was insgesamt eine sehr gute Unterstützung, auch für unterschiedliche Lerntypen, darstellt.“
Matthias Gornig hat das Hilfecenter bereits für das Verbessern von Prompts genutzt und sich dabei schon den ein oder anderen Trick angeeignet. Sein Tipp: „Eine klare Rollenbeschreibung ist entscheidend. Ton, Länge und Stil sollten im Prompt vorgegeben werden. Ein erster Entwurf ist oft schon ein großer Gewinn, auch wenn perfekte Ergebnisse selten beim ersten Versuch entstehen. Man arbeitet iterativ, und je genauer der Prompt, desto besser das Ergebnis”, so Gornig.
Neben diesen Kniffen wären feste Master-Prompts in BärGPT laut Gornig ein großer Gewinn: “Ich möchte der KI nicht jedes Mal erklären müssen, aus welcher Rolle oder Perspektive sie schreiben soll. Feste Rollen, Master-Prompts und wiederkehrende Skills würden das Prompten deutlich vereinfachen, denn genau das ist für viele noch eine Hürde.”
Eine weitere Hürde: das noch fehlende Vertrauen in die Sorgfältigkeit von KI – gerade für den Verwaltungskontext unverzichtbar. Hier sei die Skepsis gegenüber Künstlicher Intelligenz noch vorhanden: „Berührungsängste gibt es weniger, aber Automatisierung ist für uns wichtiger als reine Textgenerierung. Das Vertrauen in generierte Zusammenfassungen ist noch begrenzt. Ohne Verlässlichkeit und Performance bleibt die Akzeptanz gering”, so Gornig. Daher sei es wichtig, stetig über neue Entwicklungen und Verbesserungen aufzuklären.
BärGPT: Warum mehr Verwaltungsmitarbeitende das KI-Tool nutzen sollten
Neben dem Entwicklungspotenzial überwiegen für Gornig weiterhin die Vorteile einer Nutzung von KI wie BärGPT:
Matthias Gornig vom Bezirksamt Spandau
Auch Florian Kempf würde BärGPT seinen Kolleg:innen weiterempfehlen: “Das Ziel, mit BärGPT einen rechtssicheren KI-Assistenten für die Berliner Verwaltung aufzubauen, ist ein enorm wichtiger Schritt. Gleichzeitig ist Erwartungsmanagement entscheidend: Große, bekannte Modelle können aktuell teilweise mehr. Ich hoffe jedoch, dass sich BärGPT kontinuierlich weiterentwickelt, sodass die Berliner Verwaltung perspektivisch auf externe Konkurrenzprodukte verzichten kann, ohne Funktionalität oder Qualität einzubüßen.”
Florian Kempf vom Bezirksamt Reinickendorf
Für Matthias Gornig ist der praxisnahe Ansatz von BärGPT entscheidend für sein Gelingen: “Es bringt nichts, Lösungen im stillen Kämmerlein zu entwickeln. Sie müssen aus der Praxis heraus entstehen. KI löst keine Probleme von selbst, aber sie kann Probleme deutlich schneller lösen.”
Die Weiterentwicklung unserer Anwendungen geht für uns Hand in Hand mit den Bedarfen der Verwaltungsmitarbeitenden. Denn nur so kann BärGPT auch wirklich das leisten, für was es gebraucht wird. Daher sind wir sehr dankbar für alle Menschen in der Verwaltung, die die Veränderung mit uns zusammen von innen heraus anstoßen möchten.
