So unterstützen wir die Maßnahmen-Teams bei der Umsetzung der Strategie Gemeinsam Digital: Berlin 

Im September 2022 beschloss der Berliner Senat die Smart-City-Strategie Gemeinsam Digital: Berlin (kurz GD:B). Das CityLAB ist im Auftrag der Senatskanzlei Teil des GD:B Support-Teams, das Maßnahmen während der Umsetzung begleitet und methodisch unterstützt. In diesem Beitrag teilen wir Einblicke in den dahinter liegenden Prozess.

Die Maßnahmen der Strategie beschäftigen sich mit komplexen Fragen der Stadtentwicklung, entwickeln Lösungen auf diese Fragen, oft mit Hilfe digitaler Tools. Die Maßnahmen bringen daher in der Umsetzung verschiedene Stakeholder:innen zusammen und richten sich an vielfältige Zielgruppen. Dem Anspruch einer lernenden Strategie soll vor allem durch eine umfangreiche Prozessbegleitung gerecht werden – und genau dabei unterstützt das CityLAB die einzelnen Maßnahmen-Teams. Wir bieten Workshops zu den jeweiligen Umsetzungsphasen jeweils an den Phasenübergängen, Methodentraining sowie Ressourcen in Service Design und Prototyping an.

Bisher haben bereits fünf GD:B-Maßnahmen unser Unterstützungsangebot angenommen. Zwei davon sind die Pilotmaßnahmen SMART SPACE Hardenbergplatz und die Maßnahme Digital-Zebra – ein Projekt der Öffentlichen Bibliotheken Berlins zur digitalen Inklusion und Teilhabe. 

Die Pilotmaßnahme SMART SPACE Hardenbergplatz rund um den Bereich vor dem Bahnhof Zoologischer Garten möchte den gewöhnlichen Bahnhofsvorplatz bis 2026 zu einem Stadtplatz mit erhöhter Aufenthaltsqualität und smarten Mobilitätsangeboten weiterentwickeln – und das gemeinsam mit der Berliner Stadtgesellschaft.

Mit dem Digital-Zebra wiederum möchten Bibliotheken die digitale Inklusion und Teilhabe in Berlin fördern und künftig an 17 Bibliotheksstandorten Anlaufstellen zur Verfügung stellen, an denen geschulte Digital-Lots:innen Unterstützung anbieten.

Wir haben beide Maßnahmen nach den Workshops bei uns im CityLAB zu ihren Erfahrungen und zum Stand der Umsetzung befragt, sowie unsere Workshopleiter:innen und Service Designer:innen Anja Lüttmann und Edmundo Galindo nach dem Prozess dahinter. Ihre Einblicke und Erkenntnisse teilen sie hier in drei Kurzinterviews.

Liebe Anja und lieber Edmundo, bei welchen Schritten unterstützt ihr die einzelnen Maßnahmen?

Anja Lüttmann: Die Maßnahmen-Teams arbeiten eigenständig, deswegen passen wir unser Angebot für jede Maßnahme individuell an. Grundsätzlich bieten wir als Support Team eine methodische und technische Unterstützung durch Workshops an den Übergängen zwischen den GD:B Umsetzungsphasen (einschließlich Einstiegs- und Ausstiegsworkshops mit Vorbereitung und Nachbereitung) und regelmäßige Check-in-Gespräche während der laufenden Phase an. Darüber hinaus erhalten Maßnahmen-Teams je nach Bedarf Zugang zum GD:B Methodenhandbuch und individuelles Methodentraining und -beratung.

Darüber hinaus stellen wir Ressourcen für Service Design oder Prototyping-Sprints bereit. Diese beinhalten die nutzer:innenzentrierte Erfassung von Bedarfen, die Durchführung strukturierter User-Interviews sowie die Erstellung von Designstudien und User-Testings. Die Prototyping-Sprints sollen dabei helfen, funktionierende Softwareprototypen zu entwickeln. Diese Prototypen machen einzelne Funktionalitäten erlebbar und ermöglichen User-Tests unter realen Bedingungen.

Anja Lüttmann

Wie geht ihr in den Workshops dabei vor?

Edmundo Galindo: Im ersten Schritt führen wir ein Erstgespräch mit den Verantwortlichen für die Maßnahmen durch, um eventuelle Lücken in ihrer Projektentwicklung zu identifizieren. Die Basis dafür ist das Check-in-Formular, dass die Maßnahme im Vorfeld beantwortet. Während dieses Gesprächs ermitteln wir den aktuellen Stand der Projektentwicklung und bereiten einen Einstiegsworkshop vor. In diesem Workshop arbeiten wir gemeinsam mit den Maßnahmenverantwortlichen. Wir beleuchten die Erfolgsfaktoren und Ziele, die einen wesentlichen Bestandteil der Maßnahme in der Projektentwicklung darstellen. Gemeinsam analysieren wir auch die Ziele für jede Phase und legen die nächsten Schritte fest. Auf dieser Grundlage können die Maßnahmen Aufgaben definieren und sie den entsprechenden Projektbeteiligten zuweisen. 

Zusätzlich bieten wir im Verlauf des Workshops verschiedene Methoden an, die sich auf die Schwerpunkte der Problemstellung konzentrieren, um Lösungsansätze zu erarbeiten und zu formulieren. Mit den erzielten Ergebnissen haben die Maßnahmen die Möglichkeit, Arbeitsprozesse, Themenbereiche oder Lösungsansätze zu entwickeln, zu überprüfen und zu festigen. Darüber hinaus stehen den Teams weitere Methoden digital zur Verfügung. Dies ermöglicht es ihnen, die erforderlichen Prozesse gezielt für ihre eigene Projektentwicklung zu erarbeiten und weiterzuentwickeln. Die Methoden werden im GD:B Handbuch veröffentlicht und sind als offener Datensatz für alle zugänglich. Wir veröffentlichen in regelmäßigen Zyklen neue Methoden basierend auf unseren Lernerfahrungen aus der Praxis.

Gibt es ähnliche Hürden bei den Maßnahmen, die Unterstützung anfragen und wenn ja, welche?

Anja Lüttmann: Ja, das erleben wir oft. Ein Beispiel dafür ist die Explorationsphase, in der es darum geht, Lösungsansätze zu finden, um verschiedene Stakeholder:innen in das Projekt einzubeziehen. Zu dieser Zeit sind häufig Rollen und Zuständigkeiten noch nicht klar definiert, und die Maßnahmen wünschen sich Unterstützung bei der Entwicklung von Lösungsvorschlägen. 

Edmundo Galindo: Eine weitere gemeinsame Herausforderung besteht darin, passende Zielgruppen zu identifizieren und anzusprechen, um Bedarfe, Erwartungen und Wünsche im Zusammenhang mit der Maßnahme zu verstehen. Hier kommt unser entwickelter Methodenkoffer ins Spiel. Dieser Methodenkoffer bietet den Maßnahmen einen klaren Leitfaden, um Arbeitsprozesse und Schritte in der Projektentwicklung chronologisch und strukturiert durchzuführen. Dies ermöglicht es, einen roten Faden in der Projektentwicklung zu haben und die Entwicklung des Projekts problemlos zu gestalten.

Danke Anja und Edmundo! Nun interessiert uns umso mehr, wie diese Unterstützung bei den beiden Maßnahmen-Teams ankommt. Dafür hat uns beim Digital-Zebra der Projektleiter Jacob Svaneeng drei Fragen beantwortet.

Wie hilfreich war der Workshop für Eurer Team?

Jacob Svaneeng: Das war sehr, sehr hilfreich. Nicht nur haben wir damit neue Arbeitsmethoden kennengelernt – ich war sehr beeindruckt von der Tatsache, wie gut der Prozess mit Menschen mit verschiedenen Voraussetzungen und dann auch noch hybrid geklappt hat. Und für mich als Projektleiter ist es eine zeitsparende und tolle Erfahrung, nach so einem Workshop nach Hause gehen zu können und die komplette Dokumentation fertig zu haben, weil wir das bereits gemeinsam im Workshop erarbeitet haben.

Gibt es mögliche Hürden im Projekt, die in nächster Zeit auf Euch zukommen könnten?

Jacob Svaneeng: Wir setzen die Maßnahmen sozusagen in einem föderalen Kontext um. Das ist immer eine Herausforderung, weil die Anzahl an Stakeholdern enorm groß ist.

Und deswegen ist es gerade so wichtig, dass man solche Workshops macht, weil diese auch die Kultur der Zusammenarbeit prägen und, wie wir gesehen haben, wirklich für Begeisterung sorgen. Die Teilnehmenden wiederum gehen jetzt in ihre Verwaltung oder in ihre Einrichtungen zurück und tragen diese Begeisterung genau dort hinein.

Jacob Svaneeng

Was ist der nächste größere Meilenstein im Projekt?  

Jacob Svaneeng: Für uns bedeutet das, bis Ende des ersten Quartals 2024 alle 17 Bibliotheksstandorte in Betrieb zu haben. Ob wir diesen Meilenstein erreichen, ist auch davon abhängig, ob in allen Bezirken digitale Lotsen eingestellt werden. Das ist natürlich auch nochmal so eine Aufgabe des jeweiligen Bezirks. Aber wenn wir das erst mal geschafft haben, dann ist die ganze Modellphase voll im Rollen und dann werden wir auch Ergebnisse sehen.

Bei der Maßnahme SMART SPACE Hardenbergplatz durften wir den Projektleiter und Geschäftsführer des INSEL-PROJEKT.BERLIN GmbH, Rolf Mienkus, interviewen.

Wie hilfreich war der Workshop für Euer Team?

Rolf Mienkus: Der Workshop hat alle Projektpartner:innen auf den aktuellen Stand gebracht. Das ist wichtig, da bald eine Evaluation der Pilotprojekte stattfinden soll. Hier muss man nochmal differenzieren zwischen der Pilotprojekt-Evaluation und der Auswertung im Rahmen von GD:B bzw. den Zielen, die damit verbunden sind. Optimalerweise sollen diese ineinander greifen. Dafür war der heutige Workshop sehr hilfreich.

Gibt es mögliche Hürden im Projekt, die in nächster Zeit auf Euch zukommen könnten?

Rolf Mienkus: In der Umsetzung läuft gerade alles prima und nach Plan. Hürden, die sich zwischendurch ergeben, haben oft eher etwas mit Abstimmungsprozessen zu tun, aber die überwinden wir auch mit der nötigen Geduld.

Was ist der nächste größere Meilenstein im Projekt?

Rolf Mienkus: Das nächste Etappenziel ist der Pretest unseres Prototypen im dritten Quartal 2024. Der Prototyp selbst soll in 2025 erprobt werden und mit Nutzer:innen getestet werden. Vorab soll es noch ein weiteres Highlight geben. Nämlich, dass wir die Betreibergesellschaft, die die Verhandlungsplattform letztendlich hosten soll, in einer Art Rollenspiel simulieren. Damit wollen wir erkunden, was diese alles an Ressourcen bereithalten muss, um so etwas wie eine digitale Buchungs- und Verhandlungsplattform für den öffentlichen Raum überhaupt umsetzen zu können.

Wir danken allen Beteiligten für das Gespräch und wünschen weiterhin viel Erfolg bei der Umsetzung!