In dieser Kolumne gewähren wir einmal im Monat Einblicke in den Arbeitsalltag des Teams „Smart City und Verwaltungsinnovation“. Das Team aus Projektmanager:innen, Service Designer:innen, UX/UI Designer:innen und Smart City Designer:innen bringt vielfältige Perspektiven in die Zusammenarbeit mit der Verwaltung, um gemeinsam Berlin voranzubringen. Mit einer Balance aus langfristigen Strategien und agilen Lösungen teilen sie ihre Erfahrungen und Erkenntnisse aus dem CityLAB.
8 agile Hacks für Euren Arbeitsalltag, die Ihr sofort ausprobieren solltet!
Letzte Woche hat mein lieber Kollege Tobias eine Kolumne über den Tanker Verwaltungsinnovation geschrieben – der O-Ton: Es braucht einen langen Atem, aber mit kleinen, stetigen Veränderungen wird schon alles gut. In einem Nebensatz tauchte dann auf, was Tobias unter diesen kleinen Veränderungen versteht, nämlich zum Beispiel, wenn die Mitarbeitenden der Verwaltung neue Methoden ausprobieren.
Ich habe diese Kolumne selbstverständlich mit Freude gelesen und kann im Prinzip jedes Wort unterschreiben. Gleichzeitig hat sich beim Lesen jedoch ein Gedanke bei mir festgesetzt: Mir zeigt sich im Verwaltungsalltag auch oft eine andere Seite – eine, in der Mut und Veränderungsfähigkeit ganz schnell und in einem Atemzug möglich werden. Und deswegen präsentiere ich hier nun 8 Hacks, die den Verwaltungsalltag im Nu agil machen, sich einfach umsetzen lassen – und damit sozusagen das Benzin des Verwaltungsinnovations-Tankers sind!
Meeting-Hacks:
Wir kennen es doch alle, im Arbeitsalltag quälen wir uns durch unzählige Meetings, bei denen man oft weiß, dass sie doch länger sein werden als die veranschlagten 60 Minuten und in denen oft höchstens ein Drittel für die eigene Arbeit relevant sind. Wir im CityLAB arbeiten sehr viel remote – auch mit unseren Verwaltungspartner:innen zusammen – und haben über die Zeit eine Liste an Meetings-Do’s gesammelt. Bei uns gibt es Weeklys, Jour Fixe, und manche machen sogar tägliche kurze Meetings am Morgen.
Tipp 1: Feste Strukturen
Hört sich erstmal gar nicht so agil oder innovativ an, aber feste Strukturen sind echt das A und O produktiver Meetings. Je nach dem, was Ihr im Meeting besprechen wollt, setzt Euch zu Beginn eine realistische Agenda. Kommt das Meeting wöchentlich vor, kann sich die Agenda ruhig einspielen und gleich bleiben.
Tipp 2: Check-Ins
Ganz schön stressig so ein Tag voller Meetings, oder? Und wenn man kaum welche hat, ist das oft der einzige Zeitpunkt mal die Kolleg:innen zu sehen. Wäre ja schade, wenn es da nur um harte Fakten geht. Um uns nah zu bleiben, checken wir immer mit einer kleinen Frage ein – persönlich oder total willkürlich. Unser Tipp: Der Check-In Generator.
Tipp 3: Time-Boxing
Wir wollen, dass alle gehört werden, denn alle sind Teil des Teams. Und, sehen wir der Wahrheit ins Gesicht: Das ist oft nicht so, denn manche reden einfach lieber als andere. Daher haben wir festgelegte Zeitblöcke in den Meetings. Mein Vorschlag: Kein Redebeitrag dauert länger als zwei Minuten – denn was in dieser Zeit nicht gesagt werden kann, braucht vielleicht noch etwas gedankliche Schärfung.
Tipp 4: Rollierende Moderation
Bei Euch moderiert immer dieselbe Person? Oder gar niemand? Wechselt doch mal durch – das schafft Verbindlichkeit. Denn wer mal selbst moderiert hat, weiß, wie es sich anfühlt, wenn die anderen gleichzeitig was anderes machen.
Pro-Tipp: Immer mal wieder mit den Meetingpartner:innen offen besprechen, ob das Format noch passt, oder verändert werden sollte. Das hält auch die Meeting-Kultur frisch und alle bleiben eingebunden.
Selbstorganisation-Hacks:
Was viele nicht wissen: Man kann auch den eigenen Arbeitsalltag agil gestalten. Stichwort: Selbstorganisation. Und wer die eigene Organisation mit den Kolleg:innen teilt, bringt Transparenz ins Team und erleichtert die Zusammenarbeit.
Tipp 5: Kanban
Eigentlich ein alter Hut, aber aus dem agilen Projektmanagement nicht wegzudenken. Das Kanban-Board. To-Do’s werden in den drei Spalten „Backlock”, “Progress” und “Done“ gesammelt und je nachdem, ob sie bearbeitet, beendet oder gerade auf Bearbeitung warten, verschoben. Ob auf dem eigenen Rechner, in Word, Powerpoint, Excel oder Onenote – Hauptsache sichtbar.
Tipp 6: Sprints
Psst, alle SCRUM-Fanatiker bitte kurz weghören! Ich finde, man kann das Sprint-Prinzip auch wunderbar zweckentfremden und sich eigene kleine Sprint-Zeiträume in den Kalender blocken, um Themen fokussiert abzuarbeiten. Der klare Vorteil: der Sprint-Begriff hat so viel Autorität, dass die Kolleg:innen bestimmt nicht protestieren und den Kalender frei lassen!
Perspektivwechsel-Hacks:
Geht es Euch auch so? Man steckt so tief im Thema, dass man andere Perspektiven komplett ausblendet – oder sie bewusst meidet. Wir arbeiten so oft so intensiv an unseren Themen, dass wir komplett vergessen, das andere Perspektiven auf sie möglich und vielleicht sogar richtig sind. Aber: Kritik ist wichtig. Und oft hilfreicher, als wir denken.
Und auch dafür habe ich selbstverständlich ein paar Hacks mitgebracht.
Tipp 7: Burning-Sessions
Kritik kann wehtun, sie tut aber weniger weh, wenn man gezielt nach total kleinlicher und überzogener Kritik fragt. Eine “Burning-Session” ist dafür der Schlüssel. Fragt doch mal Eure Kolleg:innen, ob sie Lust haben, in einer halben Stunde bei einem Kaffee Eure aktuelle Idee richtig auseinanderzunehmen. Blinde Flecken aufdecken garantiert inklusive!
Tipp 8: Kurzinterviews
Das machen wir andauernd mit unseren Verwaltungspartner:innen, denn oft sitzen sie an der Quelle der eigenen Zielgruppe. Ein kurzes Interview mit den tatsächlichen Nutzenden kann Gold wert sein – für Prozesse, Produkte und Inhalte.
Ihr seht schon, ich könnte ewig weiterschreiben (weswegen die Time-Box bei mir besonders wichtig ist). Viel lieber würde ich aber von Euch hören: Was sind Eure agilen Alltagshacks? Was hat gut funktioniert – und was war eher ein Flop?
