Die Berliner Verwaltung befindet sich im Umbruch – und Daten können dabei helfen, diese Transformation ziel- und nutzer:innenorientierter zu begleiten. So können Einblicke in die Auslastung von Bürgerämtern etwa dabei unterstützen, berlinweit verfügbare Termine bestmöglich zu nutzen. An Daten mangelt es für solche Analysen nicht, sondern eher an einer geeigneten Standardanwendung, die alle gesammelten Daten bündelt, verständlich aufbereitet und somit für Politik und Verwaltung nutzbar macht.
Um dies zu ermöglichen, haben die Senatskanzlei Berlin und das Amt für Statistik Berlin-Brandenburg die neue Dashboard-Anwendung „D:ASH“ aufgebaut. Diese soll die Berliner Verwaltung bei der internen Datenaufbereitung, der Pflege der Daten sowie bei Befragungen und beim datengestützten Monitoring unterstützen. Das CityLAB Berlin durfte bei der Konzipierung dieses Monitoring-Systems mitwirken. In diesem Interview berichten die Projektbeteiligten* von der Motivation hinter “D:ASH”, dem Prozess und wie es damit weitergehen soll.
Was war die Motivation, um neue Dashboards für die Berliner Verwaltung zu entwickeln?
Senatskanzlei Berlin: Für eine ziel- und wirkungsorientierte Steuerung der Berliner Verwaltung brauchen wir in den Senatsverwaltungen und den Bezirken Daten. Zwar haben wir davon viele, aber es gibt in der Berliner Verwaltung kein Standard-Tool, um sie professionell aufzubereiten und abrufbar zu machen. Daher haben wir unsere Dashboard-Anwendung „D:ASH – Daten: Analysieren, Steuern, Handeln“ aufgebaut. Angefangen haben wir im Bereich der Bürgerämter in Zusammenarbeit mit der Senatsverwaltung für Inneres, Digitalisierung und Sport, den Bezirken und unserem Projektpartner, dem Amt für Statistik Berlin-Brandenburg.
Welche Zielsetzung verfolgen Sie beim Monitoring der dargestellten Daten?
Senatskanzlei: Politik und Verwaltung brauchen den Überblick, um Maßnahmen ableiten und evidenzbasierte Entscheidungen treffen zu können. Mit D:ASH werden Daten bedarfsorientiert, strukturiert und visuell ansprechend zu Informationen verarbeitet. Schauen wir auf das Beispiel der Bürgerämter. Wichtig sind Informationen wie zum Beispiel: Wie viele Standorte gibt es in Berlin? Wo werden wie viele Termine angeboten? Wie ist die Kunden- oder Mitarbeitendenzufriedenheit vor Ort und in ganz Berlin? Mit D:ASH werden diese Informationen für die Verwaltung besser nutzbar.
Wie kam es zu der Zusammenarbeit mit dem CityLAB und inwiefern konnte dieses bei der Umsetzung des Projekts unterstützen?
Senatskanzlei: Das CityLAB Berlin kennen wir seit seiner Gründung sehr gut. Es hat eine wertvolle Expertise in Bezug auf die Aufbereitung und Visualisierung von Daten. Auch bei methodischen Fragen im Rahmen von Innovationsprozessen in der Verwaltung ist das CityLAB ein toller Partner. Daher sind wir sehr schnell in den Austausch gekommen und haben Unterstützung bekommen.
Amt für Statistik: Konkret hat uns das CityLAB als Experte bei der Planung des Dashboardprototyps tatkräftig unterstützt. Wir haben in gemeinsamen Workshops mit den Nutzenden Funktionalitäten und Design des Dashboards erarbeitet und es wurden Wireframes – also Entwürfe von Dashboardansichten vor ihrer Umsetzung – mit Hilfe erfahrener und höchst kompetenter Webdesigner des CityLAB entwickelt, die uns eine große Hilfe bei der Umsetzung des Dashboards waren.
Edmundo, du hast die Wireframes damals konzipiert. Wie bist du dabei vorgegangen?
Edmundo Galindo: Gemeinsam mit dem Amt für Statistik haben wir in einem ersten Workshop die Anforderungen und Voraussetzungen für das Dashboard erarbeitet. Mit den gewonnen Erkenntnissen haben wir ein Austauschformat mit einem festgelegten Szenario und zugehörigen Fragestellungen entwickelt, damit das Amt für Statistik gemeinsam mit den Mitarbeiter:innen eine Workshopreihe durchführen und die Ausgestaltung des Dashboards nach ihren Bedarfen, Erwartungen und Nutzung weiterentwickeln konnte. Das vorgestellte Szenario war: Die Monitoringstelle der Bürgerdienste hat den Auftrag bekommen, einen monatlichen Bericht zur internen Verwendung zu erstellen. Von diesem Szenario ausgehend haben wir uns Fragestellungen genähert wie: “Wie muss das Dashboard gestaltet sein, um diesen Prozess optimal zu unterstützen?”, “Welche Daten braucht es, um dieses Szenario erfolgreich bearbeiten zu können?” und “Welche Funktionen und Features werden gebraucht?”.
Unser Product- und UX-Designer Edmundo Galindo hat die Wireframes für die neue Anwendung D:ASH konzipiert. © Florian Reimann
Was war bei der Entwicklung dieses konkreten Produkts besonders wichtig?
Edmundo Galindo: Bei den neuen Dashboards waren vor allem der schnelle Zugriff und die übersichtliche Darstellung zentraler Daten der Berliner Verwaltung wichtig. Aber auch langfristige Ziele des Monitoring-Tools haben wir gemeinsam herausgearbeitet, wie etwa eine bessere Datenqualität her- und die Verfügbarkeit der Daten sicherzustellen. Die genannten Merkmale wurden mit den Workshopergebnissen ausgewertet und in einem Designkonzept zusammengefasst. Hier war die Herausforderung, ein Interface Design zu entwerfen, das es Nutzer:innen mithilfe eines intuitiven und einheitlichen Designs ermöglicht, die Funktionen und Features einfach zu erfassen und zu bedienen.
Zudem war es wichtig, dass komplexe Daten nicht nur angezeigt, sondern auch miteinander kombiniert werden können, um zum Beispiel das Monitoring im eigenen Bezirk etwa anderen Bezirken gegenüberstellen zu können. Bei der Gestaltung haben wir uns an dem Corporate Design der Webseite “Berlin.de” orientiert. Zudem haben wir uns eigene Symbole bzw. Icons überlegt, um das sonst eher fachliche Wording aufzulockern und leichter erfassbar zu machen.
Was ist dein Antrieb, um immer wieder neue Formate mit der Verwaltung zu entwickeln?
Edmundo Galindo: Was mich immer wieder begeistert: komplexe Sachverhalte auffindbar, sichtbar und zugänglich für alle Nutzer:innen zu machen, aber vor allem intuitiv, selbsterklärend und verständlich aufzubereiten. Wenn ich sehe, dass Nutzer:innen beim Ausprobieren von unseren prototypisch digitalen Lösungsansätzen diesen „Aha-Moment!” erleben und äußern – das gibt mir das Gefühl, dass wir mit unserer Arbeit im CityLAB ganz konkret dazu beitragen können, die Digitalisierung in Berlin voranzutreiben.
Was würden Sie nach Ihren Erfahrungen anderen Verwaltungen oder Organisationen im öffentlichen Dienst raten, die ähnliche Produkte planen?
Amt für Statistik: Wir empfehlen, die zukünftigen Nutzer:innen vorab umfassend bei der Entwicklung des Produktes einzubinden. Ihre Bedarfe und Vorstellungen können zum Beispiel anhand von typischen Aufgaben aus ihrem Arbeitsalltag erfasst werden. Wichtig ist auch, die Kennzahlen, die zukünftig in einem Dashboard abgebildet werden sollen, zu priorisieren sowie über Analysemöglichkeiten zu entscheiden. Ein Prototyping, wie wir es mit Unterstützung des CityLABs durchgeführt haben, würden wir ebenfalls als essentiell betrachten.
Senatskanzlei: Wichtig ist, schnell konkret zu werden und sich zu erproben. Auch hier hat uns das CityLAB mit den ersten Beispiel-Ansichten sehr geholfen, die wir mit den Nutzenden besprochen und weiterentwickelt haben.
Wie geht es nun weiter mit D:ASH?
Senatskanzlei: D:ASH wird nach den Bürgerämtern auf weitere Themenfelder der Verwaltung ausgerollt – als nächstes auf die Standesämter. Andere Bereiche haben auch schon Interesse signalisiert. Unser Ziel ist, dass D:ASH eine Standardanwendung zur Planung und Steuerung der Verwaltung wird. Dabei leitet uns die Vision, dass politische und fachliche Entscheidungsträgerinnen und -träger morgens direkt die neuesten Zahlen und Entwicklungen aus ihrem Verantwortungsbereich analysieren, Handlungsbedarfe ableiten und sich mit ihren Kolleginnen und Kollegen austauschen – getreu unserem Motto „Daten: Analysieren, Steuern, Handeln“.
*Anmerkung der Redaktion:
Auf unsere Fragen haben seitens der Senatskanzlei Birgit Stapf-Finé und Carla Wansing geantwortet. Birgit Stapf-Finé leitet die Stabsstelle Verwaltungssteuerung in der Senatskanzlei und verantwortet u. a. Themen wie gesamtstädtische Zielvereinbarungen, datengestützte Verwaltungssteuerung, Anerkennungskultur und Austausch. Carla Wansing ist in der Stabsstelle als Referentin für Verwaltungssteuerung federführend für die Zusammenarbeit mit dem Amt für Statistik Berlin-Brandenburg und das Projekt D:ASH zuständig.
Seitens des Amtes für Statistik Berlin-Brandenburg wurden die Fragen von Dr. Jörg Höhne, Dr. Elena Stimmer und Michaela Dorsch beantwortet. Dr. Jörg Höhne leitet die Stabsstelle für Statistische Methoden und Grundsatzfragen im Amt für Statistik Berlin-Brandenburg und verantwortet u. a. die Projektsteuerung von Seiten des Amtes. Dr. Elena Stimmer und Michaela Dorsch sind in der Stabsstelle als Referentinnen für das Projekt D:ASH aktiv.
