Worum geht es?
Das Projekt „Prototypenwerkstatt“ ist eine Kooperation des CityLAB Berlin mit dem IT-Dienstleistungszentrum (ITDZ) und der Senatsverwaltung für Integration, Arbeit und Soziales (SenIAS) mit dem Ziel, prototypische Lösungen für die Digitalisierung von zahlreichen IT-Kleinstverfahren zu entwickeln. In den Bezirksämtern kommen häufig individuell programmierte Excel-Makros oder Access-Daten- banken zum Einsatz, um besonders zeitaufwendige oder fehleranfällige Prozessabläufe zu automatisieren. Diese Anwendungen sind jedoch nicht mehr konform mit den neuen IKT- Richtlinien des Landes und sollen ab der Jahresmitte 2021 nicht mehr eingesetzt werden.
Wie geht ihr vor?
Das Vorgehen orientiert sich an Methoden des agilen Arbeitens und dem CityLAB Design Prozess, indem Prototypen iterativ und in enger Abstimmung mit den beteiligten Akteuren entwickelt werden. Hierfür bietet das CityLAB eine Reihe von Workshops an, in denen Herausforderungen, Akteurskonstellationen und Bedarfsanalysen erfasst, Lösungskonzepte evaluiert und Prototypen entwickelt und getestet werden.
Die Seniorendatenbank
Als erstes Pilotprojekt arbeitet das CityLAB aktuell an der Optimierung der Gratulations- und Jubilarsdatenbanken der Berliner Bezirke. Die Begleitung des Projektes gliederte sich in vier Phasen:
Analyse:
Den Anfang machte ein Workshop, in dem relevante Akteur:innen und Abläufe identifiziert, Ursachen & Effekte untersucht und Schwerpunkte für die weitere Vorgehensweise gesetzt wurden Warum dürfen Excel-Makros in absehbarer Zeit nicht mehr genutzt werden? Welcher Zeitrahmen existiert für die Umsetzung und Implementierung? Welche IKT-Richtlinien müssen beachtet werden? Die Ergebnisse bilden das Fundament für die weitere Ausarbeitung.
Intervention:
In der zweiten Phase fanden sich Sachbearbeiter:innen aus insgesamt sieben Bezirken zusammen, um einen Einblick in ihre sehr individuellen Arbeitsprozesse zu geben Bedürfnisse und Hindernisse wurden ermittelt, Gemeinsamkeiten und Unterschiede dokumentiert. Abgerundet wurde die Bestandsaufnahme durch Ideenfindungsprozesse und dem Erarbeiten von ersten Lösungskonzepten
Evaluation:
Die dritte Phase übersetzt die gewonnenen Erkenntnisse in visuelle Lösungsvorschläge in Form von Wireframes und Clickdummies. Dabei kommen typische Elemente des Service Designs zur Anwendung: Service Blueprints kartieren Personen, Handlungen und Prozesse, Use Cases und Personas beschreiben Anforderungen aus Sicht der jeweiligen Akteur:innen. Neben pragmatischen Lösungs- ansätzen für eine zeitnahe Umsetzung bieten spielerische Entwürfe Raum für kreative Ideen, die sich positiv in die prototypische Gestaltung einbringen.
Prototyp:
Die agile Entwicklung in enger Zusammenarbeit mit wichtigen Stakeholdern prägt die vierte Phase. Kurze Entwicklungszyklen (sogenannte Sprints) und regelmäßige Feedbackschleifen garantieren die bedarfsorientierte Entwicklung und ermöglichen flexible Anpassungen an neue Anforderungen. Weitere User Tests und ein elektronisches Lastenheft als Unterstützung für die öffentliche Vergabe der Softwareentwicklung bilden den Abschluss der Umsetzungsbegleitung des jeweiligen Fachverfahrens.
Dokumentation der Umsetzung
Die Ergebnisse der genannten Phasen wurden dokumentiert und können in Form einer ausführlichen Dokumentation mit Handlungsempfehlungen heruntergeladen werden. Darin finden sich Einblicke in die Gestaltung der Workshops, Ansätze und Ergebnisse der Ideation-Phase sowie technische Beschreibungen einer Infrastruktur für die Umsetzung des Vorhabens in Form einer Microservice-Architektur.
Download: Seniorendatenbank Projektdokumentation mit Handlungsempfehlungen (PDF)
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